مشروعي مات ... ولكن دروسه ما زالت باقية

بعض النصائح لتعزيز فرص نجاح مبادرتك

بقلم / إبراهيم البوعينين - ديسمبر 2024

هل سبق أن سُئلت عن مشروع أو مبادرة عملت عليها أو سمعت عنها في مجال عملك لتكتشف أنه لم يعد لها وجود؟ إذا كان جوابك نعم فاعلم بأن العديد من المبادرات تبدأ بحماسة وتفاؤل، لكنها تتلاشى في غضون بضعة أشهر.

في هذه المدونة، سوف أقدم بعض النصائح العملية في القطاع الحكومي لإدارة المبادرات والمشاريع بشكل منهجي والتقليل من خطر فقدانها.

آثار فقدان المشروع كبيرة، فحاول أن تُخففها - رسوم / إبراهيم البوعينين

دورة حياة المبادرة

تمرُّ كل مبادرة أو مشروع بثلاث مراحل رئيسية: التصّور، والتطوير، والتنفيذ، ولن أتطرق إلى مرحلة مراقبة جودة التنفيذ، لأن تجربتي تشير إلى أن معظم المبادرات تتعرقل في مرحلة التصّور أو في بداية مرحلة التطوير. وعندما تتوقف المبادرة، غالبًا ما يتطلب إحياؤها جهدًا أشبه ما يكون بعمل المحقّق من حيث الحاجة إلى البحث عن الأدلة والبراهين والتفتيش في رسائل متفرقة في البريد الإلكتروني ومراسلات أخرى منسية وغيرها من السجلات غير المترابطة وأحيانا البحث عن أشخاص لم يعودوا موجودين ويتطلب هذا الشيء الكثير من الجهد والوقت والموارد، مما يدفع الكثيرين لاتخاذ قرار البدء من الصفر.

ولتجنّب هذه النتائج، أود تقديم ثلاث نقاط أساسية لزيادة فرص نجاح مبادراتك واستمراريتها.

التوثيق المُنظم يمنحك التقدم بنجاح - رسوم / إبراهيم البوعينين

1 - التوثيق في كل خطوة

يُعدُّ التوثيق الدقيق أمرًا أساسيًّا لضمان استمرارية أي مبادرة لذا، لا بد من الاحتفاظ دائماً بسجلات تفصيلية لجميع المراسلات بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى والتقارير المرحلية ومحاضر الاجتماعات وغيرها.

وعندما تواجه أي تحديات أو تأخيرات، تواصل مع الإدارة المعنية بكل شفافية موضِّحًا تأثيرات هذه العراقيل،

إذ تمنح هذه الخطوة المجال للإدارة لاتخاذ قرارات ملائمة في الوقت المناسب.

يُمكِّن حفظ السجلات بشكل منظم أي شخص من استئناف العمل من مكان ما توقف المشروع، ويوفر جهود البحث والتحقيق ويعزز فرص استمرار المبادرة ونجاحها.

2 - ما هي المسؤوليات؟ ومن يقوم بها؟ ومتى؟ وكيف؟

تنهار العديد من المبادرات لأن المكلفين بها يفقدون اهتمامهم أو لا يدركون قيمتها. غالبًا يؤدي هذا التراخي إلى عدم المشاركة في الاجتماعات أو التغييرات المستمرة غير المبررة في ممثلي الجهات المشاركة الذين يكتفون بالحضور فقط دون تقديم مساهمات فعليّة مما يؤثر على الحماس والتفاعل.

ولذلك، فإنه من المهم تبنّي نهجٍ مُنظَّمٍ يركِّز على أهمية المشاركة الفعالة والالتزام بالمواعيد المحددة. لذا، أنصح دائما بتحديد التوقعات والمسؤوليات بوضوح ضمن وثيقة مرجعية للمشروع، والطلب من جميع المشاركين التوقيع عليها.

وإذا تخلَّف أحد الممثِّلين عن الحضور عن الاجتماعات بشكل متكرر أو تأخر في تسليم ما هو مطلوب منه في الوقت المُحدَّد (دون أعذار مبررة)، فاحرص أشدّ الحرص على إخطار الجهة التي يمثلها بشكل رسمي، وتذكَّر أن خلق ثقافة المساءلة يُشجِّع الجميع على المشاركة الفعَّالة ويساعد في حفاظ المشروع على زخمه.

تجنب الاجتماعات العقيمة - رسوم / إبراهيم البوعينين

3 - عراقيل خارج الإرادة

تُعَدُّ القيود المالية أحد أبرز الأسباب التي تُعيق سير المبادرات، لا سيّما حين يُقدِم المسؤول عن المشروع، سواء كان فردًا أو جهة إدارية، على اتخاذ قرارٍ بوقف المشروع أو تعليقه. وفي مثل هذه الحالات، يصبح من الضروري إصدار إشعارٍ رسمي يُفصح عن أسباب التوقف والتحديات التي اعترضت طريق المبادرة أثناء التنفيذ.

وإن كنت من بين الأعضاء الفاعلين في فريق المشروع، فاحرص دومًا على توثيق حالة المشروع بشكل رسمي وإخطار الجهة المعنية، مع إبداء جاهزيتك للمساهمة حين يستأنف المشروع مساره.

ومن خلال اتخاذك لهذه الخطوة، تضمن توثيق كافة المعلومات الجوهرية التي تمثل حجر الأساس لاستئناف العمل مستقبلاً. وهكذا، يصبح بإمكانك استئناف المشروع بانسيابية، متجنّبًا العقبات وموفِّرًا للجهود المبذولة.

أفكار ختامية

إنَّ نجاح أي مبادرة يعتمد بصورة أساسية على تبني نهجٍ مُنظَّمٍ وعلى وجود إرادة جماعية من جميع المشاركين. وللحفاظ على استدامتها، يتعيَّن على جميع الأطراف فهم ماهية الأهداف المنشودة ومعرفة قيمة هذه المبادرة على المدى البعيد. ومن خلال إرساء ثقافة تركز على الشفافية والمساءلة والتواصل المستمر، يمكنك ضمان استمرارية المبادرة وتعزيز روح الثقة بين جميع الأطراف المعنية.

إن التعامل مع كل مرحلة بجدية واهتمام يضمن عدم ضياع الجهود المبذولة حتى في حال واجهت المشاريع انتكاسات أو توقفات مؤقتة، فالمبادرة التي تُدار بشكلٍ جيد تعكس قدرة المؤسسة على التكيف والتعلم والنمو. وفي النهاية، قيمة الجهود لا تكمن في النتائج وحدها فحسب، بل في مسار الرحلة برمتها.

كل مبادرة كبيرة كانت أم صغيرة تحمل في طيّاتها إمكانية إحداث تغيير فعّال. لذا، استغل هذه الإمكانية وتبنَّى مبادئ المرونة والتعاون الهادف، حينئذٍ سيصمد عملك أمام اختبار الزمن.